Chatbot Support Perusahaan

Skenario: Sebuah perusahaan software (SaaS) ingin mengotomatisasi CS-nya agar dapat menjawab pertanyaan pelanggan 24/7 — mulai dari pertanyaan tentang fitur produk, harga, cara penggunaan, hingga troubleshooting dasar — sebelum dieskalasi ke human agent.

Gambaran Umum

Engine

Engine V2 Embedding-based, hemat token, mendukung File Training & Website Sync

Training Data

Text + File PDF + Website Dokumentasi, SOP, FAQ, dan knowledge base perusahaan

Merchant Mode

Tidak Aktif Fokus pada support dan informasi, bukan transaksi penjualan

Alur Setup

Langkah 1: Aktifkan Chat AI

Pastikan Token Tersedia

Masuk ke menu WhatsApp > Chat AI. Periksa sisa token di bagian atas halaman. Jika token habis, klik “Beli Token” untuk membeli paket token.

Aktifkan Toggle Chat AI

Aktifkan toggle switch “Chat AI” di bagian atas halaman, lalu konfirmasi aktivasi jika diminta.

Isi Company Name

Masukkan nama bisnis atau brand Anda di bagian Company Name. Ini akan digunakan AI saat memperkenalkan diri.Contoh: PT Teknologi Maju Indonesia

Pilih Engine V2

Di bagian Engine, pilih Engine V2

Engine V2 wajib dipilih agar fitur File Training Data dan Website Sync dapat digunakan dengan optimal. Engine V2 juga lebih hemat token karena menggunakan sistem embedding.

Set Activation Mode

Pilih All Messages agar AI merespons semua pesan yang masuk secara otomatis

Set Scope

Pilih scope sesuai kebutuhan:

All — AI aktif di chat personal dan grup
Personal — AI hanya aktif di chat 1-on-1
Group — AI hanya aktif di grup

Simpan

Klik Save sebelum lanjut ke konfigurasi berikutnya

Langkah 2: Siapkan Training Data

Training Data adalah informasi yang diberikan kepada AI untuk memahami bisnis, produk, dan layanan Anda. Data yang baik akan menghasilkan respons yang akurat dan relevan.

A. Training Data (Text)

Buka Tab Training Data

Klik tab “Training Data” di halaman Chat AI

Isi Textarea Training Data

Masukkan informasi perusahaan dengan format yang terstruktur

Simpan

Klik “Save” untuk menyimpan perubahan

Template Training Data untuk Support Perusahaan

# NAMA PERUSAHAAN
PT Teknologi Maju Indonesia (brand: TechMaju)

# DESKRIPSI
TechMaju adalah platform manajemen bisnis berbasis cloud untuk UMKM Indonesia.
Kami membantu pebisnis mengelola inventori, keuangan, dan laporan dalam satu dashboard.

# PRODUK DAN PAKET
## Paket Starter
- Harga: Rp 199.000/bulan
- Fitur: 1 user, inventori dasar, laporan bulanan
- Cocok untuk: Usaha perorangan

## Paket Business
- Harga: Rp 499.000/bulan
- Fitur: 5 user, inventori lanjutan, integrasi marketplace, laporan real-time
- Cocok untuk: UKM dengan tim kecil

## Paket Enterprise
- Harga: Custom (hubungi sales)
- Fitur: Unlimited user, dedicated support, custom integration
- Cocok untuk: Perusahaan menengah ke atas

# FAQ
Q: Bagaimana cara mendaftar?
A: Kunjungi website kami di techmaju.com, klik "Coba Gratis", isi data, dan akun Anda aktif dalam 5 menit.

Q: Apakah ada masa trial gratis?
A: Ya! Semua paket tersedia trial gratis 14 hari tanpa perlu kartu kredit.

Q: Apakah data saya aman?
A: Ya. Data disimpan di server Indonesia dengan enkripsi SSL dan backup harian. Kami bersertifikat ISO 27001.

Q: Bagaimana cara upgrade paket?
A: Masuk ke dashboard > Settings > Billing > pilih paket baru. Upgrade berlaku langsung.

Q: Apakah bisa integrasi dengan Tokopedia/Shopee?
A: Ya, integrasi marketplace tersedia di Paket Business ke atas.

# KEBIJAKAN
- Pembayaran: Transfer bank, kartu kredit, dan e-wallet
- Refund: Garansi uang kembali 7 hari jika tidak puas
- Support: First response dalam 2 jam di hari kerja
- Data: Tidak dijual ke pihak ketiga

# JAM OPERASIONAL SUPPORT
Senin - Jumat: 08:00 - 18:00 WIB
Sabtu: 09:00 - 14:00 WIB
Minggu & Hari Libur: Closed (dengan email response)

# KONTAK
Email: support@techmaju.com
WhatsApp CS: 0812-3456-7890 (jam kerja)

Generator Training Data (AI Generator)

DripSender menyediakan fitur AI Generator untuk membantu membuat Training Data secara otomatis.

Buka Generator

Di field Training Data, klik ikon petir (⚡) di pojok kanan bawah textarea

Isi 5 Langkah Panduan

Langkah	Isi
1. Informasi Bisnis	Nama bisnis, kategori, deskripsi, alamat, kontak, media sosial
2. Produk & Layanan	Nama produk, harga, deskripsi, gambar produk
3. Proses Pesanan	Langkah-langkah cara pelanggan melakukan pemesanan
4. Metode Pembayaran	Transfer bank, e-wallet, COD beserta nomor rekening/akun
5. Testimoni	Testimoni pelanggan beserta rating bintang

Generate dan Gunakan

Isi setiap langkah sesuai informasi bisnis Anda
Di langkah terakhir, klik tombol “Generate”
Review hasilnya dan edit sesuai kebutuhan
Klik “Gunakan” untuk memasukkan hasil ke field Training Data

Custom Parameter

Custom Parameter adalah variabel dinamis yang Anda definisikan sendiri dan bisa digunakan di dalam teks Training Data.

Buka Panel Custom Parameter

Di field Training Data, klik ikon { } (kode) di pojok kanan bawah textarea

Tambahkan Parameter

Klik tombol “Add Parameter”
Isi form:
- Parameter Name — nama variabel (contoh: harga_starter, jam_buka)
- Parameter Type — General untuk teks, Link untuk URL
- Parameter Value — nilai yang akan digunakan
Klik “Create Parameter”

Gunakan di Training Data

Klik “Insert” pada parameter atau ketik {params: untuk memasukkan referensi

Harga Paket Starter: {params:ID_PARAMETER}
Jam operasional: {params:ID_PARAMETER}

Media Training Data

Anda bisa menyisipkan referensi file media ke dalam Training Data.

Buka Media Gallery

Klik ikon gambar di pojok kanan bawah textarea

Pilih atau Upload File

Pilih file yang sudah ada, atau
Klik “Upload New” untuk upload file baru (maks. 10 MB)

Sisipkan ke Training Data

Klik file yang diinginkan, referensi media otomatis disisipkan

Lihat gambar produk: {media:ID_MEDIA}
Katalog lengkap: {media:101}

B. File Training Data (Engine V2 Only)

Untuk perusahaan yang memiliki dokumentasi lengkap (manual produk, SOP, brosur), upload sebagai File Training Data.

Fitur File Training Data hanya tersedia untuk Engine V2.

Siapkan File

Dokumen yang ideal untuk di-upload:

Manual pengguna produk (PDF)
FAQ lengkap dalam dokumen Word
Kebijakan & SLA support
Brosur produk dengan spesifikasi detail

Upload File

Di tab Training Data, scroll ke section “File Training Data” > klik “Upload File”

Batasan	Detail
Format	PDF, DOCX
Ukuran maksimal	5 MB per file
Jumlah file	Multiple file diperbolehkan

Tunggu Status Completed

Tunggu status berubah dari Pending → Processing → ✅ X chunks

Klik Reindex

Setelah semua file selesai, klik tombol “Reindex” agar AI dapat mengakses data baru

Jangan lupa reindex setiap kali menambah atau mengubah File Training Data!

C. Website Sync (Engine V2 Only)

Website Sync adalah fitur yang memungkinkan AI membaca dan mengindeks konten dari website Anda sebagai Training Data tambahan.

Fitur Website Sync hanya tersedia untuk Engine V2.

Syarat	Detail
Engine	Wajib menggunakan Engine V2
Website	Harus bisa diakses publik (tidak di-password)
Format	Website dengan konten teks HTML standar

Add Website

Masuk ke tab “Training & Data”
Temukan section “Website Sync”
Klik tombol “Add Website”
Di drawer yang muncul, masukkan URL website yang ingin disinkronisasi
Klik “Simpan” atau “Sync”
Sistem akan mulai mengindeks konten website secara otomatis

Setelah menambahkan website:

Daftar website yang disinkronisasi akan tampil di bawah section Website Sync
Anda bisa me-refresh atau sync ulang dari daftar tersebut

Daftarkan halaman produk, halaman FAQ, halaman “Tentang Kami”, dan halaman kebijakan untuk hasil terbaik.

Langkah 3: Konfigurasi AI Behaviour

AI Behaviour adalah instruksi yang menentukan kepribadian, karakter, gaya komunikasi, dan batasan perilaku Chat AI Anda.

Buka Tab Training Data

Masuk ke halaman Chat AI > klik tab “Training & Data”

Buka Section AI Behaviour

Scroll ke bawah hingga menemukan section “AI Behaviour”

Isi AI Behaviour Instructions

Tuliskan instruksi untuk AI dalam bahasa natural

Komponen Penting dalam AI Behaviour

1. Identitas dan Persona

Kamu adalah Mia, customer service profesional dari TechMaju.
Kamu ramah, sopan, dan selalu semangat membantu pelanggan.

2. Nada dan Gaya Bahasa

Gunakan bahasa Indonesia formal tapi tidak kaku.
Sapa pelanggan dengan "Anda" atau nama mereka.
Gunakan maksimal 2 emoji per pesan.
Hindari kata-kata teknis yang membingungkan.

3. Cara Merespons

Sapa pelanggan dengan nama jika tersedia
Konfirmasi pemahaman pertanyaan
Berikan jawaban yang jelas dan terstruktur
Tawarkan bantuan lanjutan
Tutup dengan ucapan terima kasih

4. Batasan Topik

- JANGAN berikan janji yang tidak ada dalam kebijakan resmi
- JANGAN minta informasi sensitif seperti password
- JANGAN mendiskusikan kompetitor
- Jika tidak tahu jawaban: akui dengan jujur dan arahkan ke human CS

5. Instruksi Khusus

- Jika pelanggan marah/frustrasi: empati dulu, minta maaf, baru berikan solusi
- Jika ditanya soal harga: sampaikan paket yang tersedia, tidak boleh negosiasi
- Jika ada bug/error: kumpulkan info sebelum eskalasi
- Selalu sebutkan jam operasional jika butuh human handling

Generator AI Behaviour

Sama seperti Training Data, AI Behaviour juga dilengkapi dengan AI Generator.

Buka Generator

Di field AI Behaviour, klik ikon petir (⚡) di pojok kanan bawah textarea

Isi 4 Langkah Panduan

Langkah	Isi
1. Kepribadian AI & Gaya Komunikasi	Target market, nada komunikasi, ciri-ciri kepribadian
2. Kemampuan Layanan Pelanggan	Hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan AI
3. Panduan Perjalanan Pelanggan	Cara membantu, teknik closing, penanganan keberatan
4. Buat & Periksa	Ringkasan konfigurasi dan tombol generate

Generate dan Gunakan

Isi setiap langkah sesuai kebutuhan
Klik “Buat Data Latihan”
Review output dan klik “Masukkan Perilaku AI”

Custom Parameter di AI Behaviour

Custom Parameter juga dapat digunakan di AI Behaviour untuk instruksi yang sering berubah.

Jika pelanggan membutuhkan bantuan mendesak, arahkan ke nomor {params:ID_NOMOR_ADMIN}.
Promo yang sedang berlangsung: {params:ID_PROMO_AKTIF}
Jam layanan: {params:ID_JAM_LAYANAN}

Langkah 4: Konfigurasi AI Response Settings

Pengaturan ini mengontrol karakteristik respons yang dihasilkan AI.

Buka Tab General

Kembali ke tab General

Atur Context Length

Jumlah pesan terakhir yang diingat AI sebagai konteks percakapan.

Skenario	Context Length
Percakapan singkat	3-5 messages
Percakapan standar	5-7 messages
Percakapan kompleks	10-15 messages

Context length yang lebih tinggi memberikan respons lebih kontekstual tetapi menggunakan lebih banyak token.

Atur Response Length

Batas maksimal karakter untuk setiap respons AI.

Platform	Response Length
WhatsApp (cepat)	500-1000 characters
Detail produk	1500-2000 characters

Pilih Mode (Temperature)

Mode	Karakteristik	Kapan Menggunakannya
Precise	Respons faktual, konsisten	Informasi teknis, harga, kebijakan
Balanced	Kombinasi faktual dan natural	Customer service umum (Recommended)
Creative	Respons variatif, human-like	Marketing, engagement

Langkah 5: Konfigurasi Fallback Handover

Fallback handover adalah mekanisme pengalihan percakapan dari AI ke admin manusia ketika AI tidak bisa menjawab.

Buka Tab General

Kembali ke tab General

Aktifkan Fallback Handover

Temukan bagian “Fallback Handover” dan aktifkan toggle switch

Konfigurasi Admin Number

Masukkan nomor WhatsApp admin yang akan menerima notifikasi:

Format: gunakan format internasional (628xxxxxxxxxx)
Bisa lebih dari satu admin (dipisah dengan koma)

Atur Message to Admin

Pesan yang akan dikirim ke admin saat handover terjadi:

Halo Admin,

Chat AI tidak dapat menjawab pertanyaan dari {customer_name}.

Pertanyaan: {question}

Silakan takeover percakapan ini.

Atur Message to User

Pesan yang akan dikirim ke pelanggan saat handover terjadi:

Maaf, saya belum bisa menjawab pertanyaan Anda.
Saya akan menghubungkan Anda dengan admin kami.
Mohon tunggu sebentar...

Aktifkan “Disable Chatbot” untuk mencegah AI mengganggu percakapan saat admin sedang menangani pelanggan.

Langkah 6: Pengaturan Tambahan (Opsional)

Schedule Chatbot — Atur Jam Operasional AI

Schedule Chatbot memungkinkan Anda mengatur jam operasional AI.

Aktifkan Schedule

Cari bagian “Schedule Chatbot” dan aktifkan toggle “Enable Schedule”

Set Jam Operasional

Pilih Open Hour (jam buka) — contoh: 08:00
Pilih Close Hour (jam tutup) — contoh: 18:00

Isi Pesan Offline

Halo! Saat ini layanan chat kami sedang offline.
Jam operasional: Senin-Jumat 08:00-18:00 WIB.

Silakan kirim email ke support@techmaju.com dan kami akan merespons di hari kerja berikutnya.

Di luar jam operasional, Chat AI tidak akan merespons pesan apa pun.

Exclude List — Kecualikan Kontak Tertentu

Exclude list mengecualikan kontak atau grup dari Chat AI berdasarkan List Database yang telah Anda buat.

Buat List Database

Pastikan Anda sudah membuat List Database berisi kontak yang ingin dikecualikan. Contoh: list “Admin Internal” berisi nomor-nomor admin.

Aktifkan Exclude List

Di tab General, cari bagian “Exclude List” dan aktifkan toggle “Enable Exclude List”

Pilih List

Pilih list database yang ingin dikecualikan dari dropdown.

Skenario	List yang Dibuat
Admin internal	”Admin Internal”
Vendor/Supplier	”Vendor”
VIP Customer	”VIP Customers”

Pause AI — Hentikan Sementara AI

Pause AI memungkinkan pelanggan atau admin menghentikan sementara respons AI.Fungsi Pause AI:

Pelanggan bisa “pause” AI untuk berbicara dengan admin
Admin bisa mengambil alih percakapan tanpa gangguan AI

Aktifkan Pause AI

Cari bagian “Pause AI” dan aktifkan toggle “Enable Pause AI”

Konfigurasi Keywords

Keyword	Fungsi	Contoh
Pause	Menghentikan AI	”pause”, “hubungkan admin”
Resume	Mengaktifkan kembali AI	”resume”, “aktifkan ai”
Ignore	Pesan diabaikan AI	”ignore”

Tambahkan Keyword

Klik tombol ”+ Add Keyword” pada kategori yang diinginkan
Masukkan kata kunci
Pilih Match Type: Exact, Contains, atau Starts With
Pilih Action (untuk Pause): Pause Only, Pause + Notify Admin, atau Pause + Handover

Chatbot Limit — Atur Delay Respons

Chatbot Limit mengontrol waktu tunggu (delay) sebelum chatbot merespons.Fungsi: Memberikan jeda waktu agar respons terlihat lebih natural, mensimulasikan waktu mengetik seperti manusia.

Aktifkan Chatbot Limit

Cari bagian “Chatbot Limit” dan aktifkan toggle

Atur Delay Time

Default: 3 detik
Range: 1-60 detik
Rekomendasi: 2-5 detik untuk kesan natural

Skenario	Delay Time
Respons cepat	1-2 detik
Natural	3-5 detik
Respons panjang	5-8 detik

Checklist Sebelum Go Live

Token AI tersedia dan cukup untuk penggunaan

Toggle Chat AI sudah diaktifkan (ON)

Engine V2 sudah dipilih

Training data text sudah berisi informasi lengkap

File training data (PDF/DOCX) sudah diupload dan status “Completed”

Reindex sudah dilakukan setelah semua data diisi

Website sync sudah aktif (jika digunakan)

AI Behaviour sudah dikonfigurasi dan mencerminkan brand voice

AI Response Settings sudah diatur (Context Length, Response Length, Mode)

Fallback handover sudah aktif dengan nomor CS yang benar

Exclude List sudah dikonfigurasi (jika perlu)

Test percakapan sudah dilakukan dengan minimal 5 skenario berbeda

Skenario Test yang Disarankan

Sebelum go live, test AI dengan pertanyaan berikut:

Skenario	Pesan Test	Yang Diharapkan
Greeting	”Halo”	Sapaan ramah + tawaran bantuan
Tanya produk	”Apa perbedaan paket Starter dan Business?”	Perbandingan detail paket
Tanya harga	”Berapa harga paket Business?”	Harga dan fitur paket Business
Komplain	”Aplikasi saya error, tidak bisa login”	Empati + panduan troubleshoot + eskalasi
Di luar topik	”Siapa presiden Indonesia?”	Respons sopan bahwa AI hanya bantu terkait TechMaju
Minta manusia	”Saya mau bicara dengan CS manusia”	Trigger fallback handover atau Pause AI

Gunakan tab History di Chat AI untuk mereview percakapan nyata dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dalam training data atau AI behaviour.

Hasil yang Diharapkan

Setelah setup selesai, chatbot support perusahaan Anda akan mampu:

Menjawab 80-90% pertanyaan umum pelanggan secara otomatis 24/7
Memahami dokumen perusahaan dari file PDF yang di-upload
Selalu menggunakan data terbaru dari website sync
Mengalihkan pertanyaan kompleks ke CS manusia secara otomatis
Memberikan pengalaman yang konsisten dengan tone brand perusahaan

Studi Kasus Selanjutnya: Chatbot Sales Toko Fisik

Pelajari cara membangun AI Sales Agent untuk toko parfum fisik, lengkap dengan katalog produk, perhitungan ongkir, dan proses checkout

Documentation Index

​Chatbot Support Perusahaan

​Gambaran Umum

Engine

Training Data

Merchant Mode

​Alur Setup

​Langkah 1: Aktifkan Chat AI

​Langkah 2: Siapkan Training Data

​A. Training Data (Text)

​Template Training Data untuk Support Perusahaan

​Generator Training Data (AI Generator)

​Custom Parameter

​Media Training Data

​B. File Training Data (Engine V2 Only)

​C. Website Sync (Engine V2 Only)

​Langkah 3: Konfigurasi AI Behaviour

​Komponen Penting dalam AI Behaviour

​Generator AI Behaviour

​Custom Parameter di AI Behaviour

​Langkah 4: Konfigurasi AI Response Settings

​Langkah 5: Konfigurasi Fallback Handover

​Langkah 6: Pengaturan Tambahan (Opsional)

​Checklist Sebelum Go Live

​Skenario Test yang Disarankan

​Hasil yang Diharapkan

Studi Kasus Selanjutnya: Chatbot Sales Toko Fisik

Chatbot Support Perusahaan

Gambaran Umum

Alur Setup

Langkah 1: Aktifkan Chat AI

Langkah 2: Siapkan Training Data

A. Training Data (Text)

Template Training Data untuk Support Perusahaan

Generator Training Data (AI Generator)

Custom Parameter

Media Training Data

B. File Training Data (Engine V2 Only)

C. Website Sync (Engine V2 Only)

Langkah 3: Konfigurasi AI Behaviour

Komponen Penting dalam AI Behaviour

Generator AI Behaviour

Custom Parameter di AI Behaviour

Langkah 4: Konfigurasi AI Response Settings

Langkah 5: Konfigurasi Fallback Handover

Langkah 6: Pengaturan Tambahan (Opsional)

Checklist Sebelum Go Live

Skenario Test yang Disarankan

Hasil yang Diharapkan